2009 Circular on Enterprises with Foreign Investment Participating in Annual Inspection of Foreign Exchange

Date:2009-10-18
<P>I. From the year 2009 on, when participating in the annual inspection of foreign exchange, enterprises with foreign investment should input all the information in the Information System of Foreign Exchange Administration for Direct Investment (hereinafter referred to as the System) in addition to submitting all the materials in the checklist demanded by the State Administration Foreign Exchange in the paper form. In view of the time needed for arranging and gathering the data and information, enterprises with foreign investment can submit the materials for annul inspection to the local foreign exchange bureau from March 16, 2009.</P>
<P></P>
<P>II. When participating in the annual inspection of foreign exchange, enterprises with foreign investment should conscientiously, truthfully and completely fill in the Information Registration Form of Joint Annual Inspection on Enterprises with Foreign Investment (Foreign Exchange), which can be downloaded from the on-line service platform of the State Administration of Foreign Exchange (WWW.SAFESVC.GOV.CN). After filling in the form and stamping the enterprise’s seal on it, the form should be submitted to the Administration of Foreign Exchange with audit report of the foreign exchange statement and other paper materials. Meanwhile, enterprises with foreign investment should submit an electronic version of the above form via the System, whose content and data should be exactly the same as the paper version. The operating method of submitting the electronic version can be followed in <I>2009</I> Operation Process of Annual Inspection System of Foreign Exchange on Enterprises with Foreign Investment on websitehttp://www.nnipn.gov.cn.</P>
<P></P>
<P>III. Enterprises with foreign investment should participate in the joint annual inspection that includes the annual inspection of foreign exchange and truthfully provide the demanded information. As for the enterprise with foreign investment that is obliged to participate in the annual inspection but fail to do so, the System shall mark its business status as “Not Participating”, which shall, when the period of annual inspection is over, affect the enterprise to go through the foreign exchange business including opening and using an account, verification of business, putting on record and other afterward work due to the fact that the operation of foreign exchange for direct investment should be processed via the System.</P>
<P></P>
<P>IV. Based on Article 48 in Regulations on the Foreign Exchange System of the People's Republic of China, the Administration of Foreign Exchange shall give corresponding penalty to the enterprise and the responsible person that do not participate in the annual inspection of foreign exchange or provide demanded information according to the regulations.</P>
<P></P>
<P>V. Contact persons and telephones in Guangxi Bureau of the State Administration of Foreign Exchange are: </P>
<P>Huang Feng at 0771-2854801 and Lu Xiaoli at 0771-2846099.</P>
<P></P>
<P><B><BR>Submission Materials of Enterprises with Foreign Investment to Administration of Foreign Exchange for Annual Inspection</B></P>
Photocopy of Annual Inspection Report;
IC Card of Foreign Exchange Registration Certificate (to be returned after checking);
Information Registration Form of Joint Annual Inspection on Enterprises with Foreign Investment (Foreign Exchange), which can be downloaded from the on-line service platform of the State Administration of Foreign Exchange (WWW.SAFESVC.GOV.CN).
Original copy of Annual Audit Report (Audit Report of the previous financial year);
Original copy of Audit Report of the Foreign Exchange Statement (including the original copy of the Foreign Exchange Statement);
Photocopy of Capital Verification Report issued by accounting firm (only by enterprises making financial contributions in the year 2008);
Enterprises with external debts should submit External Debts Registration Certificate, ExternalLoanRegistration Certificate (to be returned after checking);
Any supplementary documents for the above seven materials.<P></P>
<P>(Note: Besides the above paper materials, enterprises with foreign investment should submit an electronic version of the Information Registration Form of Joint Annual Inspection on Enterprises with Foreign Investment (Foreign Exchange) via the System. The operating method of submitting the electronic version can be followed in <I>2009</I> Operation Process of Annual Inspection System of Foreign Exchange on Enterprises with Foreign Investment on websitehttp://www.nnipn.gov.cn.)</P>
<P></P>
<P>Contacts: 2846099  2854801  3221223</P>
<P><B></B></P>
<P><B>Appendix II <I>2009</I> Operation Process of Annual Inspection System of Foreign Exchange on Enterprises with Foreign Investment</B></P>
<P>From the year 2009 on, when participating in the annual inspection of foreign exchange, enterprises with foreign investment should submit an electronic version of the Information Registration Form of Joint Annual Inspection on Enterprises with Foreign Investment (Foreign Exchange) to the Information System of Foreign Exchange Administration for Direct Investment (hereinafter referred to as the System) in addition to submitting all the materials in the checklist demanded by the State Administration Foreign Exchange in the paper form. Hereafter is the operation process.</P>
<P></P>
<P><B><BR>I. Preparatory Work for Enterprises</B></P>
<P><B>1.1 Preparation of Software</B></P>
<P>Enterprises should download the software of On-line Submission of Electronic Data of Annual Inspection of Foreign Exchange on Enterprises with Foreign Investment on the on-line service platform of the State Administration of Foreign Exchange (WWW.SAFESVC.GOV.CN). After entering the page with the characters of “Enterprise Terminal” on the website, enterprises click the icon of “Enterprise Terminal” on the left of the page and continue to click “Enterprise Terminal Download” to get the file of “wgjinvsetup.zip”, then install the software and create a shortcut on the desktop.</P>
<P> </P>
<P>Double clicking the shortcut icon, which looks like  , and if it cannot be opened, enterprises should download another software “Microsoft. NETFranework 2.0” and install it.</P>
<P></P>
<P><B>1.2 Administration of Enterprise Terminal</B></P>
<P>By double clicking the above-mentioned icon and entering the following screen, enterprises can conduct the authorization of customer terminal.</P>
<P> </P>
<P></P>
<P>First of all, enterprises should log in as enterprise system administrator (the enterprise must have been in the System), with 200950110 as the nine digit code of enterprise, admin as the user code and 000000 as the password (default).</P>
<P>With successful logging in, the following screen appears:</P>
<P> </P>
<P>By clicking “Enterprise Users Administration”, enterprises can (1) perform the function of “adding users” by keying in User Code: 2009501101 (ten digits), User Name: User 1, User Status: selecting “Normal” from the list, and clicking “Submit”, (2) perform the function of “modifying users”, which only “User Name” and “User Status” can be modified, (3) change the password by clicking the “Changing Password” on the upper right corner. Special Tips: enterprises should select the system administrator, change the password timely, and guard the password lest there be any leakage of enterprise information. If the password is forgotten, enterprises should contact the Administration of Foreign Exchange as soon as possible.</P>
<P>The screen of “Changing Password” is as follows. Key in the old password, the new one, confirm it, submit it and the new password is valid.</P>
<P> </P>
<P></P>
<P><B>II. Process of Annual Inspection</B></P>
<P>After the enterprise user submits the annual inspection data via enterprise terminal, the Administration of Foreign Exchange shall examine and verify what the enterprise has submitted. In case where the information is not approved, it can be sent back to the enterprise and be submitted again after revision.  Approved verification means the enterprise passing the annual inspection of foreign exchange.</P>
<P></P>
<P><B>2.1 Operation of Enterprise Terminal</B></P>
<P>2.1.1 Operation of Annual Inspection</P>
<P>Enterprise terminal shall conduct the annual inspection operation by logging into the enterprise user set by the enterprise system administrator. Double click the following icon: </P>
<P> </P>
<P>The log-in page of customer terminal appears:</P>
<P> </P>
<P>Key in Enterprise Code: 200950110, User Code: 2009501101, and Password: 000000 (default) (Enterprises should change the password timely to guard the leakage of enterprise information. After logging in, the main page of the enterprise terminal appears as follows:</P>
<P> </P>
<P>On the left side are the two functions that enterprise terminal can use, which are “Registration Administration” and “Business Query”. The annual inspection shall be done with “Registration Administration”. Click “Registration Administration” –“Registration of Information of Enterprises with Foreign Investment for Annual Inspection” and enter the main page of annual inspection operation, with 2008 the default year, as follows:</P>
<P> </P>
<P>The System provides the enterprise terminal with two methods of filling in the annual inspection form: one is keying in directly and the other is importing the data that has been filled up in the set EXCEL worksheet.</P>
<P><B></B></P>
<P><B><BR>Method One: Keying in Directly</B></P>
<P>(1) Click the “Next” in the above picture for keying in all the blanks in “Basic Information of Enterprise” (Table 1) on page one. Continue to click into page tw “Statement of Foreign Exchange” (Table 2), page three: “Balance Sheet” (Table 3), page four: “Income Statement” (Table 4) and page five: “Profit Disposal of Foreign Investor” (Table 5) and fill in Tables 2, 3 and 4 according to the Audit Report and Audit Report of Statement of Foreign Exchange of the year 2008 issued by the accounting firm and fill in Table 5 with the actual business conducted in 2008. Under the form, there are explanations to the logic relationships between the data in each table; moreover, the System has certain control in the enterprise terminal. Any error will be highlighted and there are tips for correction. Only with correct keying in can the “Next” work and enter the next form.</P>
<P></P>
<P><B>Attention:</B>A) The following items should be filled in: “Dividends Payable at End of Year” and “Paid-in Foreign Capital at End of Year” in Table 2, and “Ending Balance of Retained Profit Payable to Foreign Investor According to Shares or Agreed Proportion” in Note 2. B) The following items should be filled up in Table 3: “Retained Profit at End of Year”, “Dividends Payable at End of Year”, “Accumulated Capital at End of Year”, and “Accumulated Capital Surplus at End of Year”.</P>
<P></P>
<P>(2) Methods of Filling in Table 5 “Profit Disposal of Foreign Investor”:</P>
<P> </P>
<P>1) This table is created to collect the information about how the foreign investor dealt with the profit in the year previous to the annual inspection year; hence the year should be the previous one instead of the current one. For instance, when participating in 2009 Annual Inspection of Foreign Exchange, enterprises should fill in the title of the table as Year: 2008. The following equation shows the logic relations of the data in the table: “(foreign investor) actual disposal total profit in the year =total sum remitted outside China + total sum reinvested in China + total dividends payable + profits used in other means”. The concept and source of each data are explained in detail in Notes of the table. </P>
<P>2) This is the way of filling in this table. If the enterprise (foreign investor) does not deal with the profit in any means, all of the items of the table should be “Empty”; if the foreign investor handles the profit in some ways, place the mouse in the grey zone of the above picture and do a single right click to add the foreign investor till the following screen appears:</P>
<P> </P>
<P>Click the blue zone of the above picture, select the foreign investor who does profit disposal and fill in each item. In the selection of the foreign investor, an investor code is needed, which can be acquired in “Business Query—Latest Status Query of Foreign Exchange Registration” in the enterprise terminal. (Enterprises can click “Save Draft” to save the filled items, leave to get the investor code, and come back to go on with the table by clicking “Next”, or enterprises can open a new window to get the investor code.) </P>
<P> </P>
<P>After all the tables are finished, click “Submit” and “Confirm” to submit the data to the Administration of Foreign Exchange terminal.</P>
<P></P>
<P><B>Attention:</B>After submitting the data for annual inspection, enterprises should check the verification result frequently. Enterprises cannot re-submit it before getting the result, for the System is in control. However, if the verification does not pass and the data is sent back by the Administration of Foreign Exchange, the enterprise should revise the data and re-submit it.</P>
<P></P>
<P><B>Method Two</B>: After filling up tables in set EXCEL worksheet, click “Importing EXCEL File of Annual Inspection” and import the finished file, as shown in the following picture. (The EXCEL table can be downloaded from the on-line service platform of the State Administration of Foreign Exchange.) (WWW.SAFESVC.GOV.CN).</P>
<P> </P>
<P>After importation, click “Next”, and the System will check every table automatically. The enterprise can do the revision according to the tips offered by the System till the final submission.</P>
<P></P>
<P><B><BR>2. Functions of “Save Draft” and “Delete” Buttons</B></P>
<P>On the main page of annual inspection, there is a button named “Save Draft”. By clicking “Save Draft”, the enterprise can save the filled but unfinished tables and continue to work next time. In case the file is saved with the click of “Save” but the enterprise does not want to save it, the button “Delete” can be used so that the enterprise can refill the table when logging in next time.</P>
<P></P>
<P><B><BR>3. Business Query</B></P>
<P>By clicking “Business Query”, the enterprise can know its business information and print what it needs, including Foreign Exchange Registration, Registration of Foreign Exchange of Foreign Capital, Annual Inspection, Verification, Bank Record and so on. However, the business in procession cannot be printed and the enterprise cannot print the five tables for annual inspection without passing the verification.</P>
<P>The enterprise can check the verification result in “Business Query”. Click “Next” after entering “Annual Inspection Information Registration” on the main page. If the System shows “Annual Inspection of Foreign Exchange Passed”, it means the enterprise has passed the year’s examination and verification of the Administration of Foreign Exchange, and via Business Query of Enterprise Terminal—Annual Inspection Information Query, the enterprise can see that the “Verification Status” has changed to “Confirmed by Administration of Foreign Exchange”, as shown in the following picture:</P>
<P> </P>
<P> </P>
<P>If the System shows “Annual Inspection Information Returned and to Be Re-submitted after Revision”, it means the enterprise has not passed the verification and should re-do it. The Administration of Foreign Exchange also sends the reasons of failure with the returned data. In this case, via Business Query of Enterprise Terminal—Annual Inspection Information Query, the enterprise can see that the “Verification Status” has changed to “Returned by Administration of Foreign Exchange”.</P>
<P></P>
<P><B><BR>III. Other Matters to Explain</B></P>
<P>3.1 System Administration of Projects of Foreign Shareholder’s Rights and Interests </P>
<P>3.1.1 Project Names and Sources</P>
<P>(1) Dividends Payable: the “Dividends Payable at End of Year” in the Statement of Foreign Exchange after the annual inspection;</P>
<P>(2) Profit Disposable: in Note 2 of the Statement of Foreign Exchange after the annual inspection, that is, “Ending Balance of Retained Profit Payable to Foreign Investor According to Shares or Agreed Proportion”;</P>
<P>(3) Accumulated Capital Disposable: getting from the Accumulated Capital at End of Year in the Balance Sheet after the annual inspection * Profit Distribution Proportion for Foreign Investor / Exchange Rate;</P>
<P>(4) Accumulated Capital Surplus Disposable: getting from Accumulated Capital Surplus at End of Year in the Balance Sheet after the annual inspection * Profit Distribution Proportion for Foreign Investor / Exchange Rate.</P>
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