FAQ about Setting up the Business

Date:2010-10-31
<P><P><B></B> </P>
<P><B>1.      </B><B>What materials shall be needed when a foreign company of foreign trade invests and registers within China?</B></P>
<P>There are various forms of investment within China, and you may refer to the following policies and regulations: the Catalogue for the Guidance of Foreign Investment Industries, the Law of the People's Republic of China on Foreign-Capital Enterprises, the Rules for the Implementation of the Law of the People’s Republic of China on Foreign-Capital Enterprises, the Regulations for the Implementation of the Law of the People’s Republic of China on Chinese-Foreign Equity Joint Ventures and the Rules for the Implementation of the Law of People's Republic of China on Chinese-foreign Contractual Joint Ventures. And an investment company may refer to the Provisions of the Ministry of Commerce on the Establishment of Foreign Investment Company (No. 22 in 2004). You may directly consult the local commerce management department for specific formalities of examination and approval.<BR>Only when a foreign trade enterprise shall firstly handle the Registration Form of Foreign Trade Operator and all the follow-up formalities (including industry and commerce, alteration of taxation, customs and registration of commerce inspection can it carry out import and export business.</P>
<P><B>2.      </B><B>If they invest in establishing a company in China, what applications shall be submitted by foreign investors? To what departments?</B></P>
<P>you shall refer to the Catalogue for the Guidance of Foreign Investment Industries to decide whether investment industries are permitted or not and then go through handling in the commercial department by the type of enterprises to be established in accordance with the Detailed Rules for Implementing the Law of the People’s Republic of China on Foreign-Invested Enterprises, the Regulations for the Implementation of the Law of the People’s Republic of China on Chinese-Foreign Equity Joint Ventures and the Rules for the Implementation of the People’s Republic of China on Chinese-foreign Cooperative Enterprises respectively.</P>
<P><B>3.      </B><B>What conditions shall be satisfied for setting up an international shipping agent company?</B></P>
<P>According to the relevant provisions prescribed in the (Interim) Measures for Filing of International Shipping Agent Companies (No. 9 Decree of the MOFCOM, 2005), any person or entity that intends to conduct international shipping agent businesses shall go through procedures for registration with the administration for commerce and industry in the place where the company to be set up is located and then go through procedures for filing with the competent commercial department in the said place. For details, please read the said Measures.</P>
<P><B>4.      </B><B>How much does registration capital exceed and on condition that approval shall be made in the Ministry of Commerce?</B></P>
<P>In accordance with the Article 7 of the Measures for the Administration on Foreign Investment in Commercial Fields, foreign investment in commercial enterprises should be qualified for the following conditions:<BR>(I) The minimum registration capital is qualified for relevant provisions of the Company Law of the People's Republic of China.<BR>(II) Qualified for relevant provisions for the registration capital and total investment of foreign-funded enterprises.<BR>(III) The operating period of foreign investment in commercial enterprises is generally no more than 30 years and that of foreign investment in commercial enterprises in central and west China generally no more than 40 years.<BR>Please refer to such laws and administrative regulations as the Measures for the Administration on Foreign Investment in Commercial Fields, the Law of the PRC on Sino-foreign Equity Joint Ventures, the Law of the PRC on Chinese-foreign Contractual Joint Ventures, the Law of the PRC on Foreign-funded Enterprises and the Company Law of the People's Republic of China for detailed information.</P>
<P><B>5.      </B><B>Where is the registration certificate for key industrial products handled or how to apply for handling?</B></P>
<P>In accordance with relevant provisions of the Implementation Rules for Automatic Import Franchise Administration on Key Industrial Products (No. 26, 2002 of the State Economic and Trade Commission and the General Administration of Customs), economic and trade committees of provinces, autonomous regions, municipalities directly under the Central Government and separately planning cities trusted by the State Economic and Trade Commissions and the administrative management organizations designated by the State Council, under the guidance of the State Economic and Trade Commission, are responsible for the administration on automatic import franchise of key industrial products of their jurisdictions and sectors.</P>
<P><B>6.      </B><B>How to accurately and easily confirm the legitimacy of an enterprise? Which certificates are required?</B></P>
<P>According to the relevant provisions of the Company Law of the People’s Republic of China (amended in 2005), the public may apply for inquiry of the registration of any company with the company registration authority and the latter shall provide inquiry services. According to the provisions of the above-mentioned law, please make inquiry with the administration for industry and commercial in the place where the company is registered.</P>
<P><B>7.      </B><B>If the scale of the fixed-assets of a foreign-invested enterprise exceeds that of the original investment amount due to purchase of equipment with business profits for expanding production capacity, does the enterprise need to alter its registered capital and the total amount of investment?</B></P>
<P>According to the relevant interpretations of the Interim Provisions of the State Administration of Industry and Commerce on the Proportion of Registered Capital and Total Amount of Investment of Sino-Foreign Joint Venture, please refer to the actual situation of your company first and you do not need to alter the registered capital if the original proportion does not exceed. The alteration, if necessary, shall comply with the relevant articles of the Detailed Rules for the Implementation of the Law of the People’s Republic of China on Foreign-invested Enterprises or the Regulations on the Implementation of Law of the People’s Republic of China on Sino-Foreign Joint Venture. Please go through alteration procedures with local administration for industry and commerce.</P>
<P><B>8.      </B><B>Whether it’s permitted to set up wholly foreign-invested real estate Broker Company?</B></P>
<P>It is prescribed in Article 8, Item 3 of Catalogue for Restricted Foreign Investment Industries of Catalogue for the Guidance of Foreign Investment Industries (revised in 2007): the sub-prime market transaction of real estate and real estate agency or Broker Company.</P>
<P><B>9.      </B><B>Providing that our company has registered a foreign-invested commercial enterprise in a certain province and set up several branches (retail sales of electric appliances) in the same province and whether can branches be set up across China (inclusive of other provinces and cities) with this brand? If not, what formalities shall be handled?</B></P>
<P>The application of a foreign-invested commercial enterprise for the establishment of a branch in other places shall be examined and approved by the provincial-level competent commerce authority where the enterprise is domiciled within its approval authority. Providing that a cross-provincial branch is set up, the enterprise should also seek the opinion of the provincial-level competent commerce authority where the branch is domiciled. Please refer to the Measures for the Administration of the Foreign Investment Commerce Area (No. 8 circular of the Ministry of Commerce in 2004).</P>
<P><B>10.  </B><B>How to undertake the automobile trade business by a foreign-invested enterprise? What materials shall be provided? What are the procedures?</B></P>
<P>In light of Article 45 of the Policies for Automobile Trade (No.16 Decree [2005] of the MOFCOM), where any investor intends to establish a foreign-invested enterprise engaged in automobile trade, it/he shall satisfy the qualification conditions accordingly and comply with the relevant laws and regulations related to foreign investment. The establishment shall be subject to the primary examination by the competent commercial department at the provincial level and then the examination and approval by the competent commercial department under the State Council. For specific issues, please contact the provincial competent commercial department in the place where the enterprise is registered.</P>
<P><B>11.  </B><B>What departments have to be visited for relevant procedures after filing?</B></P>
<P>After going through procedures for filing and registration of foreign trade operators with the competent commercial department in the place where the enterprise is registered, the foreign trade operator shall go through the relevant procedures required for undertaking of foreign trade business with local departments of customs, inspection and quarantine, foreign exchange and taxation within 30 working days on the strength of the Registration Form affixed with the seal for filing and registration.</P>
<P><B>12.  </B><B>Can you kindly tell me if there is any website which has the procedure and application forms for setting up a representative office in China?</B></P>
<P>Setting up foreign representative office falls in two kinds. Foreign company shall go through registration procedures at the Administration for Industry and Commerce, and foreign commission, agency and etc shall go through approval procedures at Commercial departments.</P>
<P><B>13.  </B><B>Does one branch (branch company) apply for the import-export operation right?</B></P>
<P>The Measures for Archival Registration of Foreign Trade Operators, based on the Department of Foreign Trade of the Ministry of Commerce of China, fails to make specific provisions for whether and how the branch of one enterprise handles the archival registration of foreign trade operators. Considering foreign trade covers multiple links and is a systemic project, the Ministry once conducted careful deliberations with relevant departments on some issues including one enterprise branch separately applying for foreign trade right at the initial phase of the implementation of the archival registration system. We immediately contacted relevant departments once again in the interest of prudence upon receiving your message and got feedbacks as follows: the consignee or consignor of import or export goods, in accordance with such provisions as the Provisions of the Customs of the People’s Republic of China for the Administration of Registration of Declaration Entities (No. 127 Decree of the General Administration of Customs), merely handles registration in the Customs once, so if one enterprise has handled the registration in the Customs, its branch shall not do it again but handle customs clearance business with its customs code. Therefore, even though the branch of one enterprise may handle the archival registration of foreign trade operators, it has no way to go through customs and other departments to handle the procedures related to foreign trade within 30 working days. Pursuant to relevant provisions of Article 8 of the Measures for Archival Registration of Foreign Trade Operators, its foreign trade operator archival registration form will be automatically invalid, that is, the enterprise branch can’t serve as one independent entity to acquire and enjoy the foreign trade right but to conduct foreign trade business in the name of the enterprise.<BR>In views of the aforesaid situations, for the purpose of avoiding the meaningless waste of manual power, material resources and time the branch of one enterprise spends traveling to and fro between relevant departments for handling archival registration, the Ministry has specified that all archival registration organs shall not accept the applications filed by enterprise branches for handling foreign trade operator archival registration and give reasons.</P>
<P><B>14.  </B><B>If we invest in establishing a company in China, what applications shall be submitted by foreign investors? To what departments?</B></P>
<P>you shall refer to the Catalogue for the Guidance of Foreign Investment Industries to decide whether investment industries are permitted or not and then go through handling in the commercial department by the type of enterprises to be established in accordance with the Detailed Rules for Implementing the Law of the People’s Republic of China on Foreign-Invested Enterprises, the Regulations for the Implementation of the Law of the People’s Republic of China on Chinese-Foreign Equity Joint Ventures and the Rules for the Implementation of the People’s Republic of China on Chinese-foreign Cooperative Enterprises respectively.</P>
<P><B>15.  </B><B>Whether is examination and approval by the commerce authority required for foreign-invested enterprises to establish branches for sale of self-produced products?</B></P>
<P>oreign-invested companies setting up branches shall apply for registration in the registration authority for foreign-invested companies where branch companies are domiciled in accordance with the circular (Gong Shang Wai Qi Zi [2006] No. 81) of the State Administration for Industry and Commerce, the Ministry of Commerce, the General Administration of Customs and the State Administration of Foreign Exchange on printing and distributing the Executive Opinions on Some Issues Concerning the Application of Law Governing the Examination, Approval and Registration of Foreign-funded Companies.</P>
<P><B>16.  </B><B>Is filing required for a foreign trade operator if foreign investment is made in a commercial enterprise?</B></P>
<P>In accordance with the requirements of the Circular of the Ministry of Commerce on the Relevant Issues Concerning the Record Registration of Foreign Trade Rights for Foreign-funded Enterprises (Shang Zi Han [2004] No. 46), the foreign-invested enterprises established according to law which require to increase their import and export trade business on the basis of the approved business scale shall handle the alteration for increase of items in the business license of enterprises according to the Measures for the Record and Registration of Foreign Trade Operators ( Degree of the Ministry of Commerce [2004] No. 14) and go through the procedures of record and registration according to the original approval certificates for establishment of foreign-funded enterprises, the business license after addition and the requirements of the Measures for the Record and Registration (Note: no procedures of alteration shall be handled for the approval certificate), and the registration authority shall affix the seal of "excluding distribution business of imported commodities" on the record and registration form.</P>
<P><B>17.  </B><B>Which department of the Ministry of Commerce now examines and approves the intermediary agencies for overseas employment originally subject to the examination and approval by the Ministry of Labor and Social Security? What requirements shall be satisfied for establishment? How to go through the procedures?</B></P>
<P>The Department of Outward Investment and Economic Cooperation of the Ministry of Commerce recently stated that in accordance with the "three fixations" scheme of the State Council, the administration function for overseas employment of the Ministry of Labor and Social Security is now assigned to the Ministry of Commerce. The Ministry of Commerce and the Ministry of Labor and Social Security will jointly issue the Circular on Doing Well in the Assignation of Administration for Overseas Employment, specifying the handover of administration for overseas employment. On the qualifications of the intermediary agencies for overseas employment, the Ministry of Commerce will issue the notice and publish it on its official website.</P>
<P><B>18.  </B><B>What sort of document is needed for ‘applying duty free of import equipment bought with own capital of the foreign-invested enterprise outside of total investment’? What’s the detailed procedure?</B></P>
<P>According to Notice of Adjustment of Tax Policy for Imported Equipment by State Council, Relevant Questions Concerning the Implementation of State Council’s Adjustment of Tax Policies on Imported Equipment Circular, and Catalogue for the Guidance of Foreign Investment Industries (amended in 2007), encouraged items in the Catalogue for the Guidance of Foreign Investment Industries must be subject to initial review by the commercial bureau before submitted to the Provincial Department of Commerce. Submission documents: 1. application form of confirmation letter; 2. enterprise contract and rule; 3. approved document and certificate by commercial administrative department; 4. list of import equipment; 5. other documents prescribed by the law and regulation.</P>
<P><B>19.  </B><B>What are the certificates an enterprise should have if it has acquired self-running import and export right?</B></P>
<P>If you want to carry out foreign trade business, the trader needs to go through such formalities as going to the MOFCOM for archival filing and registration, and then getting the Form for the Registration and Record of Foreign Trade Dealer with filing and registration stamp. After that, you should go through procedures at the General Administration of the Customs, Inspection and Quarantine, foreign exchange and tax departments respectively.</P>
<P><B>20.  </B><B>I wonder if foreign-invested enterprises want to invest R & D center in China, what materials should they submit.</B></P>
<P>According to the Notice from Ministry of Foreign Trade and Economic Cooperation on Relevant Issues of Foreign Investment in Setting up R & D Center, when foreign investment set up R & D center in the form of joint venture, cooperation, sole proprietorship, they should be approved by the provincial examine and approval department.<BR>The reports delivered to the approving authority should increase the following elements: 1)the direction, fields, major tasks and implementing plan of research and development; 2) places, personnel and related scientific research conditions; 3) the capital source, concrete use and amount for the research and development as well as the corresponding financial budget report; 4) the list of study samples and chemical reagents in the total amount of investment or in the R&D course of own funds importing their own equipment, supporting technology, accessories and spare parts; 5) the explanation of advancement on R & D content as well as the ownership of R & D results</P></P>
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